# Whistleblowing – Adempimenti Operativi **Evoluzione Azienda S.r.l.s.** *v1.0 — 22 aprile 2026 — Prima emissione* --- | Attributo | Valore | |---|---| | **Codice documento** | `EA-GOV-07` | | **Versione** | 1.0 | | **Data emissione** | 22/04/2026 | | **Stato** | In vigore | | **Responsabile** | Amministratore Unico | Questo documento elenca gli **obblighi concreti** che la Società deve rispettare per essere conforme al D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 ("Decreto Whistleblowing"). Non è una copia della procedura pubblica: è la lista di controllo operativa di cosa dobbiamo fare, chi deve farlo e con quale frequenza. --- ## 1. Canale di segnalazione interno **Responsabile: Organismo di Vigilanza (OdV)** La Società deve mantenere attivo e funzionante un canale di segnalazione interno che garantisca la riservatezza dell'identità del segnalante. | Adempimento | Frequenza | Note | |---|---|---| | Mantenere attiva la casella odv@evoluzioneazienda.it | Continuativa | Solo l'OdV vi ha accesso | | Verificare la funzionalità del canale | Mensile | Invio di test interno | | Pubblicare sul sito la procedura whistleblowing aggiornata | A ogni revisione | Sezione accessibile da homepage | | Affiggere/comunicare la procedura a tutti i collaboratori | A ogni revisione + onboarding | Compreso in pacchetto di inserimento | --- ## 2. Gestione delle segnalazioni ricevute **Responsabile: OdV** Ogni segnalazione ricevuta tramite il canale interno deve seguire questo processo obbligatorio: **Entro 7 giorni dalla ricezione:** - Inviare al segnalante **avviso scritto di ricevimento** con numero di protocollo riservato - Registrare la segnalazione nel **registro riservato delle segnalazioni** (vedi sezione 5) - Valutare l'ammissibilità preliminare (segnalazione sufficientemente circostanziata, rientra nell'ambito oggettivo del Decreto) **Entro 3 mesi dall'avviso di ricevimento:** - Completare la valutazione di fondatezza - Avviare eventuale istruttoria interna in modo riservato - Fornire al segnalante **riscontro scritto** sull'esito e sulle azioni intraprese o pianificate **Se la segnalazione è fondata:** - Coinvolgere la funzione competente (disciplinare, legale, commerciale) per le azioni conseguenti - Trasmettere i contenuti senza alcun riferimento all'identità del segnalante - Documentare le misure adottate nel registro **Se la segnalazione è inammissibile o infondata:** - Comunicare l'archiviazione al segnalante con motivazione sintetica - Registrare l'esito nel registro --- ## 3. Protezione del segnalante — divieto di ritorsione **Responsabile: Direzione + OdV** Dal momento in cui perviene una segnalazione (anche anonima), la Società è tenuta a: - **Non adottare, minacciare o tollerare** alcuna misura ritorsiva nei confronti del segnalante, del facilitatore, di loro familiari o colleghi che abbiano prestato assistenza - Monitorare che le condizioni di lavoro del segnalante non peggiorino — anche solo apparentemente — nei 12 mesi successivi alla segnalazione - In caso di ritorsione accertata: applicare immediatamente le sanzioni disciplinari previste e informare l'OdV Sono ritorsioni vietate (non è un elenco esaustivo): - Licenziamento, sospensione, demansionamento, mancata promozione - Modifiche sfavorevoli di orario, mansione o sede - Esclusione da formazione, incentivi, benefit - Riferimenti negativi non obiettivi - Sanzioni disciplinari non giustificate da cause indipendenti dalla segnalazione - Ostracismo, molestia o emarginazione nel team --- ## 4. Riservatezza dell'identità **Responsabile: OdV + chiunque venga a conoscenza della segnalazione** - L'identità del segnalante non può essere comunicata a nessuno senza il suo **consenso scritto esplicito** - Persone autorizzate a trattare i dati: solo i componenti dell'OdV e i soggetti direttamente coinvolti nell'istruttoria, previa nomina ex art. 29 GDPR - Chiunque venga a conoscenza dell'identità del segnalante per ragioni di servizio è tenuto al segreto — la violazione è causa di sanzione disciplinare immediata - Se una segnalazione arriva erroneamente a un soggetto diverso dall'OdV: trasmetterla all'OdV entro **7 giorni** senza aprirla né discuterne con terzi --- ## 5. Registro riservato delle segnalazioni **Responsabile: OdV** La Società deve tenere un registro riservato che contenga, per ogni segnalazione: - Numero di protocollo interno - Data di ricezione - Canale utilizzato (email, scritto, orale) - Esito della valutazione di ammissibilità - Data e contenuto dell'avviso di ricevimento - Azioni avviate e relative date - Data e contenuto del riscontro finale - Esito finale (archiviata / fondata / trasmessa a funzione competente) Il registro deve essere: - Accessibile solo all'OdV e ai soggetti autorizzati - Conservato per **5 anni** dalla data del riscontro finale - Protetto da accessi non autorizzati (file criptato o cartella con accesso ristretto) --- ## 6. Formazione e diffusione **Responsabile: Direzione** | Adempimento | Destinatari | Frequenza | |---|---|---| | Comunicare l'esistenza del canale di segnalazione | Tutti i collaboratori | Onboarding + ogni revisione della procedura | | Fornire copia della procedura whistleblowing | Tutti i collaboratori | Onboarding, aggiornamenti | | Formare l'OdV sulla gestione delle segnalazioni | OdV | All'insediamento + ogni revisione normativa | | Verificare che nessun collaboratore sia stato oggetto di ritorsione | Direzione + OdV | Annuale (revisione) | --- ## 7. Aggiornamento della procedura **Responsabile: Direzione + OdV** La procedura whistleblowing deve essere revisionata: - Ogni volta che intervengono modifiche normative rilevanti (D.Lgs. 24/2023 o norme attuative) - In caso di modifiche organizzative che incidano sull'OdV o sui canali di segnalazione - In ogni caso almeno ogni **2 anni** Ogni revisione deve essere approvata dall'organo amministrativo e comunicata a tutti i destinatari. --- ## Riepilogo scadenze operative | Azione | Termine | Responsabile | |---|---|---| | Avviso di ricevimento al segnalante | 7 giorni dalla ricezione | OdV | | Trasmissione all'OdV se segnalazione ricevuta da altri | 7 giorni dalla ricezione errata | Chi riceve | | Riscontro finale al segnalante | 3 mesi dall'avviso di ricevimento | OdV | | Conservazione documentazione segnalazione | 5 anni dall'esito finale | OdV | | Revisione periodica della procedura | Max ogni 2 anni | Direzione + OdV | --- ## Cronologia revisioni | Versione | Data | Autore | Descrizione | |---|---|---|---| | 1.0 | 22/04/2026 | Evoluzione Azienda S.r.l.s. | Prima emissione |