# Linee guida — Firma elettronica ## Scopo e principio guida Questo documento definisce come utilizzare il modulo di firma elettronica integrato nel pannello admin di Evoluzione Azienda. L'obiettivo è gestire in modo digitale, tracciabile e legalmente valido tutti i documenti che richiedono sottoscrizione — contratti di lavoro, piani provvigionali, procedure di sicurezza, adempimenti obbligatori. Il modulo si basa su **DocuSeal EU**, piattaforma certificata con firma elettronica avanzata (FEA), conforme al regolamento eIDAS. I documenti firmati hanno valore legale equivalente alla firma autografa. Principi: - Nessun documento rilevante circola in forma non firmata o su canali non tracciati. - Ogni firma è registrata con audit trail, timestamp e indirizzo IP. - Il firmatario firma da qualsiasi dispositivo, senza necessità di account o app. - L'admin ha visibilità in tempo reale sullo stato di ogni documento. --- ## Accesso all'area firma elettronica Dal menu laterale aprire la voce **Firma elettronica**. La sezione mostra la lista di tutti i contratti presenti nel sistema con i relativi stati. --- ## 1. La tabella contratti ### Colonne e informazioni mostrate Ogni contratto appare come una card con le seguenti informazioni: | Elemento | Descrizione | |---|---| | **Titolo** | Nome assegnato al contratto in fase di creazione. | | **Stato** (badge) | Stato corrente del contratto (vedi §2). | | **Tipo documento** (badge) | Categoria del documento (es. Contratto lavoro, Piano provvigionale). | | **Firmatari** | Numero di firmatari e quanti hanno già completato la firma. Cliccabile per i contratti in stato *In firma* o *Completato*. | | **Firma congiunta** | Badge viola presente solo se il contratto richiede firma di più persone sullo stesso documento. | ### Filtri disponibili In cima alla lista sono disponibili filtri per **stato** e **tipo documento**. Il pulsante di reset ripristina la visualizzazione completa. --- ## 2. Stati del contratto ``` Bozza → In firma → Completato ↘ Annullato Scaduto (se il link scade senza firma) ``` | Stato | Significato | Cosa fare | |---|---|---| | **Bozza** | Contratto creato ma non ancora inviato. | Premere **Invia** quando pronto. | | **In firma** | Link inviato al firmatario, in attesa di completamento. | Monitorare. Possibile annullare. | | **Completato** | Tutti i firmatari hanno firmato. | Scaricare il PDF firmato. | | **Annullato** | Procedura interrotta manualmente dall'admin. | — | | **Scaduto** | Il link di firma è scaduto senza essere completato. | Ricreare e reinviare il contratto. | ### Stati del singolo firmatario | Stato | Significato | |---|---| | **In attesa** | Link inviato, firma non ancora completata. | | **Firmato** | Firma apposta con successo. | | **Rifiutato** | Il firmatario ha esplicitamente rifiutato di firmare. | | **Scaduto** | Il link personale è scaduto. | --- ## 3. Azioni disponibili per contratto Ogni contratto espone le azioni contestuali tramite bottoni visibili sulla card: | Azione | Disponibilità | Cosa fa | |---|---|---| | **Invia** (icona aereo) | Solo stato *Bozza* | Avvia la procedura di firma e invia il link al firmatario. | | **Scarica PDF firmato** (icona download) | Solo stato *Completato* | Scarica il PDF firmato dal server interno (MinIO). | | **Stato firmatari** (icona utenti) | Stati *In firma* e *Completato* | Apre il dettaglio con lo stato di ogni firmatario e il link diretto alla firma. | | **Annulla** (icona X) | Solo stato *In firma* | Annulla la procedura su DocuSeal. Azione irreversibile. | | **Elimina** (icona cestino) | Sempre | Elimina definitivamente il contratto da DB, DocuSeal e storage. Azione irreversibile. | --- ## 4. Creare un nuovo contratto Premere il bottone **+ Nuovo contratto** in alto a destra. Il form si apre in un modale e richiede di scegliere una delle due sorgenti. ### Sorgente A — PDF libero Usare quando si ha già il documento pronto in PDF (contratto redatto esternamente, modulo precompilato, ecc.). 1. Selezionare **PDF libero**. 2. Scegliere il **Tipo documento** dall'elenco (vedi §4.1). 3. Inserire il **Titolo** descrittivo (es. `Contratto co.co.co. — Mario Rossi`). 4. Caricare il **File PDF** (trascinare o cliccare per sfogliare). Solo PDF, max 10 MB. 5. Impostare la **Scadenza firma** in giorni. 6. Scegliere la **Modalità firma** (vedi §4.2). 7. Selezionare i **Destinatari** dalla lista dei candidati. 8. Premere **Crea**. ### Sorgente B — Da modello Usare quando il documento viene generato automaticamente a partire da un template preconfigurato nel sistema. I campi del contratto (es. data inizio, data fine, tipo inquadramento) vengono compilati dall'app — non dal firmatario. 1. Selezionare **Da modello**. 2. Scegliere il **Tipo documento** dall'elenco. 3. Inserire il **Titolo** descrittivo. 4. Selezionare il **Modello** dall'elenco (i modelli disponibili sono quelli configurati nella sezione Modelli). 5. Impostare la **Scadenza firma** in giorni. 6. Scegliere la **Modalità firma**. 7. Selezionare i **Destinatari**. 8. Premere **Crea**. ### 4.1 Tipi di documento | Tipo | Label nel sistema | Quando usarlo | |---|---|---| | `employment` | Contratto lavoro | Contratti di assunzione, co.co.co., stage, apprendistato. | | `commission` | Piano provvigionale | Accordi su provvigioni e incentivi per agenti/consulenti. | | `safety` | Procedura sicurezza | Documenti obbligatori sicurezza sul lavoro (DVR, informativa). | | `compliance` | Adempimento obblig. | Adempimenti normativi, privacy, GDPR, whistleblowing. | | `other` | Altro | Qualsiasi documento che non rientra nelle categorie precedenti. | ### 4.2 Modalità firma | Modalità | Quando usarla | Come funziona | |---|---|---| | **Invio individuale** | Ogni destinatario firma una propria copia separata del documento. Usare per contratti plurimi (es. stesso contratto-tipo inviato a più collaboratori). | DocuSeal crea una submission indipendente per ogni destinatario. Ogni firmatario riceve il proprio link. | | **Firma congiunta** | Il documento deve essere firmato da più persone sullo stesso PDF. Usare per accordi tra parti (es. contratto bi-laterale con firma del collaboratore e del responsabile). | DocuSeal crea una sola submission con più slot di firma. Il PDF finale riporta tutte le firme. | --- ## 5. Inviare un contratto Dopo la creazione, il contratto è in stato **Bozza**. Premere il bottone **Invia** (icona aereo) sulla card. ### Contratti da PDF libero L'invio è immediato: il sistema carica il PDF su DocuSeal e invia il link al firmatario via email e SMS (se il numero di telefono è valido). ### Contratti da modello Prima dell'invio compare un **modale di pre-invio** che mostra i campi del modello che richiedono **compilazione manuale** (es. data inizio contratto, data fine, livello inquadramento). Compilare tutti i campi obbligatori e premere **Invia**. I campi compilati in questo step vengono iniettati nel documento prima che il firmatario lo riceva: il firmatario vede già il contratto con i suoi dati, deve solo apporre la firma. --- ## 6. Cosa vive il firmatario Dopo l'invio il firmatario riceve: - **Email** con oggetto e link diretto alla firma. - **SMS** con link breve (solo se il numero di telefono è presente e nel formato internazionale, es. `+39 333 1234567`). Il firmatario apre il link da qualsiasi dispositivo (PC, tablet, smartphone) e accede direttamente al documento su DocuSeal — **senza bisogno di creare un account**. Il processo: 1. Visualizza il documento completo. 2. Scorre fino ai campi di firma/iniziali/data preposizionati. 3. Appone la firma disegnandola, digitandola o usando una firma pre-salvata. 4. Conferma il documento. Al termine riceve una email di conferma con il PDF firmato allegato. Il firmatario può anche **rifiutare** la firma premendo il pulsante dedicato — in quel caso il contratto torna all'admin con lo stato del firmatario impostato su *Rifiutato*. ### Link diretto In qualsiasi momento, dal modale **Stato firmatari**, è disponibile il link diretto al form di firma del singolo firmatario. Utile per inviare un promemoria manuale o condividere il link via canale alternativo. --- ## 7. Monitoraggio post-invio Aprire il modale **Stato firmatari** (icona utenti sulla card, disponibile per i contratti *In firma* e *Completato*). Il modale mostra per ogni firmatario: - Nome e indirizzo email. - Stato corrente della firma (*In attesa*, *Firmato*, *Rifiutato*, *Scaduto*). - Data e ora della firma (se completata). - Link diretto al form DocuSeal (solo se ancora in attesa). --- ## 8. Download del documento firmato Quando il contratto è in stato **Completato**, premere il bottone **Scarica PDF firmato** (icona download). Il sistema recupera il PDF dall'archivio interno (MinIO) e lo scarica direttamente. Il documento firmato include: - Il testo del contratto con le firme visibili. - L'audit trail DocuSeal (allegato separato o pagina finale): timestamp, IP del firmatario, hash del documento, identificativo univoco della sessione. --- ## 9. Gestione modelli La sezione **Modelli** (tab nella stessa area Firma elettronica) consente di configurare i template riutilizzabili per i contratti da modello. ### Creare un nuovo modello 1. Caricare il PDF base del contratto su **DocuSeal** (accesso diretto alla piattaforma) e posizionare i campi di firma, testo, data secondo le istruzioni DocuSeal. 2. Copiare l'**ID del template** dalla URL di DocuSeal. 3. Nel pannello admin → Modelli → **+ Nuovo modello**: inserire nome, tipo documento e ID DocuSeal. 4. Aprire il modello appena creato e configurare la **mappatura dei campi**: per ogni campo del template DocuSeal, indicare quale dato dell'anagrafica candidato deve essere pre-compilato automaticamente. ### Mappatura campi La mappatura definisce cosa viene compilato automaticamente al momento dell'invio: | Opzione | Comportamento | |---|---| | **— Non mappato —** | Il campo non viene compilato. Il firmatario lo compila da solo. | | **✏ Compilazione manuale** | Il campo viene mostrato all'admin nel modale pre-invio. L'admin lo compila prima di inviare. | | **Campo anagrafica** (es. Nome, Cognome, Codice fiscale, IBAN…) | Il campo viene compilato automaticamente con il dato dell'anagrafica del candidato. | Regola: usare la compilazione manuale per i campi che variano da contratto a contratto (data inizio, data fine, livello, RAL). Usare la mappatura automatica per i dati anagrafici stabili. --- ## 10. Linee guida operative ### Quando usare PDF libero vs da modello | Situazione | Sorgente consigliata | |---|---| | Contratto già redatto da consulente esterno o studio legale. | PDF libero | | Contratto standard (co.co.co., agente) che varia solo per i dati del collaboratore. | Da modello | | Documento one-shot non ripetibile. | PDF libero | | Documento che verrà inviato a decine di persone con piccole variazioni. | Da modello | ### Scadenza firma - Impostare almeno **7 giorni** per contratti di lavoro standard. - Per urgenze, comunicare al firmatario la scadenza breve via canale diretto. - Se il contratto scade senza firma, ricreare il contratto (non è possibile riattivare un link scaduto). ### Titolo del contratto Il titolo è visibile solo all'admin, non al firmatario. Usare un formato leggibile e ricercabile: - `Contratto co.co.co. — Nome Cognome — MM/AAAA` - `Accordo provvigionale — Nome Cognome — Area` - `Informativa sicurezza — Nome Cognome` ### Annullamento Annullare un contratto interrompe la procedura su DocuSeal: il link inviato al firmatario smette di funzionare. Usare solo se si è certi di non voler più procedere — l'azione è irreversibile. Per reinviare, creare un nuovo contratto. ### Firma congiunta — attenzione In modalità firma congiunta il PDF viene completato solo quando **tutti** i firmatari hanno firmato. Se uno dei firmatari rifiuta, l'intera procedura si blocca. Valutare con cura se usare questa modalità o inviare copie individuali. --- ## 11. Red flag operative - Firmatario senza numero di telefono valido: il link arriva solo via email — verificare che sia raggiungibile. - Contratto scaduto senza firma: non riattivabile. Ricreare immediatamente se necessario. - Contratto rifiutato: contattare il firmatario per capire la motivazione prima di re-inviare. - Campi manuali non compilati prima dell'invio: il sistema blocca l'invio con un messaggio di errore — compilare tutti i campi obbligatori evidenziati in rosso. - Modello con campi non mappati che il firmatario non sa come compilare: rivedere la mappatura o usare la compilazione manuale per quei campi.